Chez Languages Canada, nous nous engageons à offrir à nos membres, à leurs enseignants et à leurs étudiants un service exceptionnel.
La prestation de ce service implique la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, et la protection de ces renseignements constitue une de nos priorités absolues.

Nous avons toujours respecté la vie privée de nos membres et de leurs communautés, mais nous avons renforcé cet engagement depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), applicable depuis le 1ᵉʳ janvier 2004.
Cette loi établit les règles encadrant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par les entreprises et les organisations à but non lucratif au Canada.

Nous informons nos membres, leurs enseignants et leurs étudiants des raisons et des moyens par lesquels leurs renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués, obtenons leur consentement lorsque requis, et traitons ces renseignements de manière appropriée selon les circonstances.

Cette politique décrit les principes et pratiques que nous suivons pour protéger la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des renseignements personnels, ainsi que les modalités d’accès et de correction de ces données.

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Définitions

Renseignement personnel – information concernant une personne identifiable (nom, adresse personnelle, numéro de téléphone, antécédents financiers, formation, emploi, etc.).
Les coordonnées professionnelles ne sont pas considérées comme des renseignements personnels.

Coordonnées professionnelles – informations permettant de joindre une personne à son lieu de travail : nom, fonction, adresse ou numéro de téléphone professionnel, courriel d’affaires, etc.

Responsable de la protection de la vie privée – personne désignée pour s’assurer que Languages Canada respecte la présente politique et la LPRPDE.

Politique 1 – Collecte des renseignements personnels

1.1 Sauf si la raison de la collecte est évidente et que la personne fournit volontairement ses renseignements, nous expliquerons la finalité de la collecte avant ou au moment de celle-ci.
1.2 Nous ne collecterons que les renseignements nécessaires pour :

• Vérifier l’identité ;
• Évaluer la situation financière des nouveaux membres ;
• Identifier les préférences des membres ;
• Fournir les produits et services demandés ;
• Inscrire un membre ou l’enregistrer à un événement ;
• Envoyer des informations relatives à l’adhésion ;
• Assurer un service de qualité ;
• Répondre aux exigences réglementaires ;
• Percevoir et traiter les paiements d’adhésion ;
• Réaliser des sondages sectoriels.

Politique 2 – Consentement

2.1 Nous obtiendrons le consentement avant toute collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels, sauf lorsque la loi le permet sans consentement.
2.2 Le consentement peut être donné oralement, par écrit, électroniquement ou de manière implicite lorsque la finalité est claire.
2.3 Il peut aussi être implicite si la personne est informée et a la possibilité de refuser (p. ex. pour des envois promotionnels) et qu’elle ne se désinscrit pas.
2.4 Sous réserve de certaines exceptions (ex. lorsque le retrait du consentement empêche la prestation d’un service), les personnes peuvent retirer leur consentement. Nous expliquerons alors les conséquences possibles de ce choix.
2.5 Nous pouvons recueillir ou divulguer des renseignements personnels sans consentement dans les cas suivants :

• Lorsque la loi l’autorise ou l’exige ;
• En cas d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne ;
• Lorsque l’information provient d’une source publique (ex. annuaire téléphonique) ;
• Lorsqu’un avis juridique est nécessaire ;
• Pour le recouvrement d’une dette ou la prévention de la fraude ;
• Pour enquêter sur une infraction à la loi ou à un contrat.

Politique 3 – Utilisation et divulgation

3.1 Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les renseignements personnels que pour les fins indiquées lors de la collecte.
3.2 Toute autre utilisation nécessitera un consentement explicite.
3.3 Nous ne vendrons jamais de listes ni de renseignements personnels à des tiers.

Politique 4 – Conservation des renseignements

4.1 Si les renseignements sont utilisés pour une décision qui affecte directement la personne, ils seront conservés au moins un an.
4.2 Sinon, ils ne seront conservés que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou pour répondre à des exigences légales.

Politique 5 – Exactitude

5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour assurer l’exactitude et l’intégralité des renseignements utilisés ou communiqués.
5.2 Les membres, enseignants ou étudiants peuvent demander par écrit la correction de leurs renseignements personnels.
5.3 Si l’information est jugée inexacte, nous la corrigerons et en informerons les organisations qui ont reçu ces données au cours de l’année précédente. Si la correction n’est pas effectuée, nous ajouterons une note indiquant la demande de rectification.

Politique 6 – Sécurité

6.1 Nous protégeons les renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés.
6.2 Mesures de sécurité appliquées :

• Classeurs verrouillés ;
• Bureaux sécurisés ;
• Mots de passe, pare-feu et systèmes informatiques protégés.

6.3 Lors de la destruction, les documents sont déchiquetés et les fichiers électroniques supprimés.
6.4 Nos politiques de sécurité sont régulièrement révisées et mises à jour.

Politique 7 – Accès aux renseignements

7.1 Les membres, enseignants et étudiants ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la LPRPDE.
7.2 Les demandes doivent être faites par écrit et contenir suffisamment de détails pour identifier les renseignements recherchés.
7.3 Sur demande, nous indiquerons comment les renseignements ont été utilisés et à qui ils ont été divulgués.
7.4 Les renseignements seront fournis dans un délai de 30 jours ouvrables, sauf prolongation nécessaire.
7.5 Des frais minimes peuvent s’appliquer ; ils seront communiqués avant le traitement.
7.6 En cas de refus, une réponse écrite expliquera les motifs et les recours possibles.

Politique 8 – Questions et plaintes

8.1 Le Responsable de la protection de la vie privée veille au respect de cette politique et de la loi.
8.2 Les plaintes, questions ou préoccupations doivent être adressées par écrit à :

Responsable de la protection de la vie privée – Languages Canada
Linda Auzins
Telephone: 604-574-1532
Email: info@languaggescanada.ca

Si la situation n’est pas résolue, la personne concernée peut contacter le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique.